Dokumentenmanagement

Die Implementierung eines DMS ist der erste Schritt bei der Umstellung auf ein papierloses Büro und befreit Sie von ineffizienten Prozessen bei der Bearbeitung von Papierdokumenten:

• Sie sparen Zeit bei der Suche nach Dateien – und können Inhalte nun ganz einfach organisieren und ermitteln. So bleibt Ihnen mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.
• Sie ersparen sich die Erstellung mehrerer Versionen desselben Dokuments zur Weitergabe. Stattdessen speichern Sie eine Hauptversion an einem zentralen Ort, die ganz einfach abgerufen werden kann.
• Allein das Material Papier kostet viel Geld – hinzu kommen die nicht unerheblichen Kosten für Weitergabe, Ablage und Lagerung von Papierdokumenten. Durch eine digitale Dokumentenablage und die Digitalisierung interner papierbasierter Systeme werden Druck- und andere betriebliche Kosten eingespart.
• Die Weitergabe von Papier ist langsam. Mit einem DMS vereinheitlichen Sie Ihre internen und externen Prozesse.

Die Speicherung unternehmenskritischer Informationen ist für die Geschäftskontinuität unerlässlich. Zudem stellen Sie sicher, dass Sie Kundenbeziehungen nicht durch den Verlust wichtiger Daten gefährden.

Mit einem DMS werden vertrauliche Daten bei der Weitergabe innerhalb des Unternehmens gesichert und geschützt (Revisionssicherheit/revisionssicheres Dokumentenmanagement). Es bietet dank leistungsstarker Notfallwiederherstellungsmaßnahmen eine umfassende Datensicherheit.

Die Integration zwischen Anwendungen und Plattformen ist ganz einfach und stellt einen reibungslosen und sicheren Informationsfluss zwischen Personen sicher. Diese Systeme können außerdem in aktuell verwendete Systeme integriert werden, sodass eine konsistente Dokumenten-Infrastruktur und die Automatisierung von Prozessen sichergestellt werden. Zudem kann über mehrere Systeme hinweg gearbeitet werden.

Beispielsweise können SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Microsoft Sharepoint, DATEV und Microsoft Outlook unsere Lösung integrieren, sodass Sie Dokumente, Dateien, finanzielle Informationen und E-Mails archivieren, indexieren, verwalten und sicher teilen können.

Laut einer IDC-Studie aus dem Jahr 2012„verschwenden Fachkräfte jede Woche viel Zeit auf zahlreiche Herausforderungen beim Umgang mit Dokumenten. Die vergeudete Zeit kostet Unternehmen jährlich 19.732 UDS pro Fachkraft und führt zu einem Verlust von 21,3 % der Gesamtproduktivität. In einem Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern entsprechen die daraus entstehenden Produktivitätsverluste der Einstellung von 213 Mitarbeitern.“

Ein DMS löst dieses Problem durch die Vereinfachung der Erfassung, Speicherung, Bearbeitung und Suche von Dokumenten sowie durch die Automatisierung von Workflows. Wenn Automatisierungsmöglichkeiten im gesamten Unternehmen vorhanden sind, profitieren bestimmte Geschäftsbereiche sogar besonders stark.

Vieles spricht im modernen Arbeitsleben für ein orts- und zeitunabhängiges Arbeitsmodell. So schätzen Arbeitnehmende die zahlreichen Vorteile des Homeoffice – wie etwa die Zeit- und Kosteneinsparungen durch den Wegfall der Fahrt ins Büro sowie die Gestaltung einer optimalen Work-Life-Balance. Aber auch die Unternehmen selber profitieren vom Homeoffice-Konzept und können dadurch beispielsweise enorme Kosten für Raummieten sparen. Auch der Stromverbrauch – gerade in unserer Zeit von hoher Relevanz – sinkt insgesamt deutlich. Außerdem können Unternehmer dank mobilem Arbeiten schneller und agiler auf betriebliche Wechselfälle reagieren. Aber auch für Mitarbeitende im Außendienst ergeben sich viele Vorteile aus einem Cloud-basierten Dokumentenmanagement. Beispielsweise kann auf Dienstreisen, etwa mit der Bahn, die ansonsten verlorene Zeit sinnvoll für unternehmensrelevante Aufgaben genutzt werden.

Auf das finanzielle Einsparpotenzial der zunehmend teuren Ressource Papier haben wir bereits hingewiesen. Aber natürlich kommt auch jedes einzelne Blatt Papier, das durch dein Einsatz eines DMS nicht verbraucht werden muss, der Umwelt zugute. Wenn man sich vor Augen führt, dass jeder einzelne Mitarbeitende pro Jahr durchschnittlich 0,68 Bäume auf Papier „druckt“, wird die Dimension der möglichen Ressourcen-Einsparung mehr als deutlich. Zudem erhöht die über ein Dokumentenmanagement-System genutzte Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen die Nachhaltigkeit im Unternehmen. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass innerbetrieblich ausschließlich auf »grünen Strom«, also auf Energie aus erneuerbaren Quellen wie Wind oder Solar gesetzt wird. Sie sollten beim Strombedarf Ihrer Organisation also unbedingt auf das Grüner-Strom-Label achten.